प्रतिवेदन लेखन

'हिँड्दैछ, पाइला मेट्दैछ' भन्ने सिद्धान्तलाई अपनाउने हो भने प्रतिवेदन लेखनको कुनै अर्थ छैन । सम्पन्न कार्यको अभिलेख राख्ने हो, त्यसलाई भविष्यमा सर्न्दर्भ जानकारीका रूपमा प्रयोग गर्ने हो र योजना वा कार्यक्रम सञ्चालनका क्रममा हासिल गरेका उपलब्धि तथा अनुभवहरूलाई भावी कार्यक्रमका सर्न्दर्भमा सदुपयोग गर्ने हो भने प्रतिवेदन अत्यन्तै उपयोगी हुनसक्छ । आजको युगमा प्रतिवेदनप्रतिको आशक्तिमा भएको बढोत्तरीको कारण पनि यही हो । प्रतिवेदन लेखन कुनै विज्ञान नै त होइन, त्यसैले यसका लागि यही सिद्धान्त वा सूत्र प्रयोग गर्नुपर्छ भन्ने छैन । यो त एउटा कला हो । प्रतिवेदन लेखक जति सिर्जनशील भयो, प्रतिवेदन त्यति राम्रो बन्छ, सूचनामूलक बन्छ र उपयोगी बन्छ ।

कला हो भन्दैमा प्रतिवेदन लेखनमा स्वच्छन्दताकै स्वतन्त्रता भने हुँदैन । दस्तावेजका रूपमा सङ्ग्रहित गरिराख्नर्ुपर्ने हुनाले यसको स्वरूप व्यवस्थित हुनु आवश्यक छ भने आफ्नो लागि मात्र नभई यसको तयारी अरूसँग जानकारी बाँडचुँड गर्नका लागि पनि गरिने भएकाले यसमा प्रयोग गरिएको लेखाइ स्पष्ट एवं सरल हुनु पनि उत्तिकै जरूरी छ । अधिकांश प्रतिवेदनहरू दराजको धुलोेभित्र दबिएर बसेका हुन्छन् । भनाइ पनि छ - प्रतिवेदन थन्क्याउनकै लागि तयार गरिन्छ । तर तपाईँ आफ्नो प्रतिवेदनलाई धुलोमा धमिलिएको र दराजको कुनामा कोचिएको देख्न चाहनुहुन्न र प� नीय, दर्शनीय र सङ्ग्रहणीय बनाउन चाहनुहुन्छ भने तल दिइएका कुराहरूमा ध्यान दिनु राम्रै होला ः

१. सात गुण ः प्रतिवेदन लेखनका शैलीहरू विभिन्न हुनसक्छन् तर यो तथ्यपरक, स्पष्ट, सरल, सङ्िक्षप्त, व्यवस्थित, विश्लेषणात्मक र विषयमा केन्द्रित हुनर्ुपर्ने कुरामा कुनै सम्झौता गर्न सकिँदैन । यी सात रङ्गबाट प्रतिवेदनलाई रङ्गाउन सकिएमा यो इन्द्रेनी जत्तिकै सुरम्य हुन्छ । सरल भाषा प्रतिवेदनको प्राथमिक आवश्यकता हो । एउटै लामो जटिल वाक्यको तुलनामा दर्ुइ तीन वटा छोटा वाक्यहरूमा पस्किएका जानकारी स्वादिलो र स्पष्ट हुन्छ । सबैले बुझ्ने खालको शब्दचयनले प्रतिवेदनलाई प� नीय बनाउँछ । सम्बन्धित विषयमा केन्द्रित रही तथ्यपरक रूपमा गरिएको विश्लेषण प्रतिवेदनको गहनतामा अभिवृद्धि गर्दछ ।

२. सुग� न ः प्रतिवेदनलाई सुग� िलो बनाउनका लागि यसका विभिन्न अङ्गहरूलाई क्रमबद्ध तथा व्यवस्थित रूपमा प्रस्तुत गरिनर्ुपर्छ । सामान्य रूपमा एउटा प्रतिवेदनमा सम्मिलित गराइनर्ुपर्ने अङ्गहरू र क्रम यसप्रकार छन् - अग्रपृष्� , विषय-पृष्� , भूमिका, सङ्िक्षप्त शब्दावली, विषयसूची, सार-सङ्क्षेप, परिचय, अनुसन्धान विधि, मूल पा� , विश्लेषण, निष्कर्ष सुझाव र अनुसूची । प्रतिवेदनमा नराखे पनि हुने तर राख्दा जानकारीमूलक देखिने सर्न्दर्भ-ग्रन्थ, प्रश्नावली, सर्म्पर्क व्यक्तिहरू जस्ता कुराहरू अनुसूचीमा राखिन्छन् । प्रतिवेदनका तथ्यहरूका स्रोतका साथै थप जानकारी दिने पादटिप्पणीहरूलाई सम्बन्धित पृष्� मै राख्नु उपयुक्त हुन्छ तर यसलाई पनि अनुसूचीमा समावेश गर्ने चलन पनि नभएको होइन ।

३. उद्देश्यपरक ः प्रतिवेदन लेखन सोखले मात्र लेखिने विषयवस्तु भने होइन । यसको सिर्जनाका पछाडि एउटा स्पष्ट उद्देश्य निहित रहेको हुन्छ र सो उद्देश्यको प्राप्ति नै प्रतिवेदनको सफलता र प्रभावकारिता हो । दैनिक कार्य विवरणको एक पन्ने प्रतिवेदनदेखि लिएर कार्यक्रम मूल्याङ्कनसम्बन्धी सयौँ पृष्� का प्रतिवेदनसम्मको आ-आफ्नै उद्देश्य हुन्छन् । प्रतिवेदनमा निहित उद्देश्यले सामान्य जानकारीलाई अभिलेखीकृत गर्नेदेखि नीतिगत प्रभाव पार्नेसम्मको उद्देश्य समेटेको हुन्छ । लक्षित उद्देश्यबारे सुरूमै स्पष्ट भएमा प्रतिवेदन लेखन कार्यलाई सही दिशा दिन पनि सघाउ पुग्दछ ।

४. चरणबद्ध तयारी ः प्रतिवेदन एकै बसाइमा लेखी सकिने साहित्य होइन । यसलाई खँदिलो र जानकारीमूलक बनाउनका लागि क्रमबद्ध योजनाको तयारी गर्नुका साथै त्यसको अनुसरण गरिनर्ुपर्दछ । र्सवप्रथम प्रतिवेदनको तयारीका उद्देश्यहरू निर्धारण गर्नुका साथै अपेक्षित जानकारीहरूको प्रारूप तयार गरिनर्ुपर्दछ । त्यसैमा आधारित भएर गरिने अध्ययन तथा अनुसन्धानले प्रतिवेदनका लागि कच्चा जानकारीहरू जुटाउँदछ । अनुसन्धानका क्रममा सङ्कलन गरिएका तथ्य एवं तथ्याङ्कहरूको आवश्यकता अनुसारको विश्लेषण प्रतिवेदन लेखनपर्ूवको अर्काे चरण हो । यी सबै चरणहरू पार गरिसकेपछि उपलब्ध जानकारीहरूका आधारमा प्रतिवेदनको मस्यौदा तयार गरिएमा परिष्कृत प्रतिवेदन लेखनमा उल्लेख्य सघाउ पुग्दछ ।

५. समयसीमा ः प्रतिवेदनको परिधिले कहिलेदेखि कहिलेसम्मको अवधिलाई समेट्ने हो भन्ने कुराको निश्चित गर्नु एउटा आवश्यकता हो भने यसका अतिरिक्त प्रतिवेदन लेखन थालनी गर्ने समय र समाप्त गर्ने समय पनि निश्चित गरिएमा उपलब्ध समयसीमामा बाँधिएर प्रतिवेदन लेखन गर्न सकिन्छ । कुनै पनि विषयसम्बन्धी प्रतिवेदन लेखनलाई जति पनि समय लगाएर गर्न सकिने भएकाले विषय र आवश्यकताको प्रकृतिलाई दृष्टिगत गरी समयसीमा निर्धारण गर्नु मह즣2357;पर्ूण्ा भएको हो ।

६. लक्षित वर्ग ः हुन त प्रतिवेदनको अध्येता को हुनेछ भन्ने कुरा लेखनकै समयमा थाहा पाउनु भविष्यलाई हर्ेर्नु जत्तिकै क� िन कुरा हो तर प्रतिवेदनको लक्षित वर्ग को को हुनेछन् भन्ने प्रारम्भिक निर्ण्र्ाागर्न सकिएमा प्रतिवेदनमा प्रयोग गरिने भाषा, गहनता तथा व्यापकताको स्तरसम्बन्धमा निर्ण्र्ाागर्न सजिलो हुन्छ ।

७. साजसज्जा ः मानिस स्वभावैले सौर्न्दर्यप्रेमी भएका कारण प्रतिवेदनलाई पढुँ पढुँ लाग्ने बनाउनका लागि आकर्ष साजसज्जाको प्रयोग अर्काे ध्यान दिनर्ुपर्ने पक्ष हो । प्रतिवेदनको अग्रपृष्� देखि नै साजसज्जालाई ध्यान दिँदै लानर्ुपर्छ । भद्दा वा भड्कीलो नभई सौम्य तथा भद्र शैलीमा गरिएको साजसज्जाले प्रतिवेदनलाई आकर्ष त बनाउँछ नै, यसका साथै प्रतिवेदनले सम्प्रेषण गर्न खोजेको सन्देशलाई स्पष्ट पार्नमा पनि सघाउँछ । शर्ीष्ाक, उप-शर्ीष्ाक, वर्ण्र्ाा तालिका, क्याप्सनहरूमा के कस्ता अक्षर प्रयोग गर्ने भन्ने निर्ण्र्ाागरी प्रतिवेदनको सुरूदेखि अन्त्यसम्म सोही अनुसार प्रयोग गर्दै लगिनर्ुपर्छ । मह즣2357;पर्ूण्ा बुँदाहरूलाई भिन्दै खालका अक्षर -मोटो, ढल्के वा भिन्दै स्वरूपका अक्षर) मा प्रस्तुत गर्न सकिन्छ । सन्तुलित मार्जिन पनि साजसज्जाकै एउटा पाटो हो । १.६ इञ्च बायाँ, एक इञ्च दायाँ, एक इञ्च माथि र एक इञ्च तल � ाउँ छोड्ने चलन बहुप्रचलित रहेको छ । सम्बन्धित तस्बिरहरूको प्रयोगले पनि प्रतिवेदनलाई जानकारीमूलक बनाउनुका साथै सुन्दर बनाउँदछ ।

८. तथ्याङ्क प्रस्तुति ः प्रतिवेदनमा समावेश नगरी नसकिने र सबैभन्दा झर्काेलाग्दो अंश भनेको तथ्याङ्क हो । तथ्याङ्क प्रस्तुतिलाई रोचक र आकर्ष बनाउका लागि त्यसको प्रकृति एवं अनुकूलता अनुसार तालिका, चार्ट, ग्राफ, डायग्राम जस्ता विविधतायुक्त स्वरूपहरू प्रयोग गर्न सकिन्छ । तथ्याङ्क प्रस्तुतिमा कलात्मक सिर्जनशीलता प्रयोग गर्न सकिएमा यसले साजसज्जाको पक्षलाई पनि सघाउँछ ।

९. स्व-सम्पादन ः पहिलो लेखन प्रायः परिपक्व हुँदैन । प्रतिवेदनलाई परिपक्व र दोषमुक्त बनाउने हो भने सम्पर्ूण्ा लेखन सकिएपछि यसको स्व-सम्पादन नगरी नहुने कार्य हो । प्रतिवेदन लेखनका क्रममा चालै नपाई यसप्रति लेखकको मोह विकास भएको हुन्छ र यसको फलस्वरूप � ाउँ � ाउँमा सम्झौता गर्ने, गल्ती नदेख्ने, अस्पष्ट कुरा पनि स्पष्ट देखिने जस्ता कमजोरीहरू हुँदै गएका हुन्छन् । स्व-सम्पादनको एउटा राम्रो तरिका आफूले लेखेको प्रतिवेदनलाई आफूबाट अलग्याउनु हो । प्रतिवेदन लेखन कार्य सकिएपछि त्यसलाई कतै केही दिनका लागि थन्क्याउनुहोस् र आफू अर्कै कुनै कार्यमा संलग्न हुनुहोस् । केही दिनपछि सो प्रतिवेदनमाथि लेखकका रूपमा नभई पा� कका रूपमा आँखा दौडाउनुहोस् । तपाईँ अचम्मको परिणाम पाउनुहुनेछ, अर्थात् तपाईँले विचारै नगर्नुभएका � ाउँहरूमा गल्तीहरू देख्नुहुनेछ । यी गल्तीहरू भाषागत, तथ्यगत, तथ्याङ्कगत, प्रस्तुतिगत वा शैलीगत कुनैपनि हुनसक्छन् । यस प्रक्रियापछि परिमार्जन गरिएको प्रतिवेदन तपाईँ आफैलाई पनि राम्रो लाग्ने पक्का छ ।

१०. प्रतिक्रियाको अपेच्छा ः प्रतिवेदनका माध्यमबाट तपाईँले पा� कलाई केही कुरा सिकाउनुहुन्छ तर प्रतिवेदन आफै तपाईँको सिक्ने स्रोत पनि बन्न सक्छ । यसका लागि प्रतिवेदन लक्षित वर्गसमक्ष वितरण भइसकेपछि उहाँहरूबाट प्रतिक्रियाको अपेक्षा तपाईँले गर्नुका साथै त्यसलाई आत्मसात् गर्न तपाईँ तयार हुनर्ुपर्नेछ । प्राप्त सुझाव तथा प्रतिक्रियाहरूलाई तपाईँ अर्काे प्रतिवेदन लेखनका क्रममा मार्गदर्शकका रूपमा प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ ।

Scan To Contribute